Data adalah salah satu aset terpenting bisnis: data pelanggan, transaksi penjualan, stok, laporan keuangan, hingga dokumen kontrak. Masalahnya, banyak bisnis baru memikirkan backup setelah kehilangan data, misalnya ketika hard disk rusak, laptop hilang, server terkena ransomware, atau file penting terhapus tanpa sengaja.
Kabar baiknya, ada pedoman sederhana yang sudah lama dipakai para praktisi IT untuk mencegah hal ini, yaitu aturan backup 3-2-1.
3 salinan data. Simpan setidaknya tiga salinan data penting: satu data utama yang dipakai sehari-hari dan dua salinan cadangan. Jika satu salinan rusak, masih ada dua lainnya.
2 media penyimpanan berbeda. Jangan simpan semua salinan di tempat yang sama. Misalnya, data utama di server atau komputer kantor, satu cadangan di hard disk eksternal atau NAS, dan satu lagi di layanan cloud. Media yang berbeda tidak mudah rusak secara bersamaan.
1 salinan di luar lokasi. Setidaknya satu salinan harus berada di luar kantor, seperti di cloud atau di lokasi lain. Ini melindungi data dari kejadian yang menimpa satu tempat sekaligus, seperti kebakaran, banjir, atau pencurian.
Untuk menghadapi ransomware, banyak praktisi kini menambahkan satu prinsip lagi: miliki setidaknya satu salinan yang tidak bisa diubah atau tidak terhubung terus-menerus ke jaringan. Ransomware biasanya ikut mengenkripsi apa saja yang bisa dijangkaunya, termasuk drive cadangan yang selalu tersambung.
Beberapa tips agar backup benar-benar bisa diandalkan:
Otomatiskan backup. Backup manual mudah terlupa saat sedang sibuk. Atur jadwal otomatis, misalnya harian untuk data transaksi dan mingguan untuk data yang jarang berubah.
Uji proses pemulihan. Backup yang tidak pernah dicoba dipulihkan belum tentu bisa dipakai. Lakukan uji pemulihan berkala, misalnya dengan mengembalikan beberapa file atau satu database ke komputer uji.
Enkripsi dan batasi akses. Cadangan berisi data yang sama sensitifnya dengan data aslinya. Lindungi dengan kata sandi atau enkripsi, dan batasi siapa saja yang bisa mengaksesnya.
Catat apa saja yang di-backup. Buat daftar sederhana: data apa, disimpan di mana, seberapa sering, dan siapa penanggung jawabnya. Daftar ini sangat membantu ketika terjadi masalah dan semua orang sedang panik.
Jika aplikasi bisnis Anda berbasis web atau cloud, tanyakan kepada penyedianya bagaimana backup dilakukan, seberapa sering, dan berapa lama data dapat dipulihkan. Pastikan Anda juga bisa mengekspor data milik Anda sendiri.
Tim EXE AJA dapat membantu meninjau kondisi data dan sistem bisnis Anda, lalu menyusun strategi backup yang sesuai melalui layanan konsultasi IT. Hubungi kami untuk berdiskusi.
Foto ilustrasi: Valentin Lacoste via Unsplash.
