Banyak perusahaan menjalankan pekerjaannya dari lembar Excel selama bertahun-tahun. Data pelanggan, stok barang, dan catatan transaksi tersimpan di puluhan file yang dibuat oleh orang berbeda. Saat aplikasi baru siap dipakai, muncul pertanyaan yang sering diremehkan: bagaimana memindahkan semua data itu tanpa membawa masalah lama ke sistem baru? Aplikasi yang rapi akan tetap memberi laporan keliru jika data di dalamnya berantakan.
Mulailah dengan mendata semua sumber. Tanyakan ke setiap bagian file apa saja yang mereka pakai, siapa pengelolanya, dan mana versi terbaru. Sering kali satu daftar pelanggan punya tiga salinan dengan isi berbeda. Tentukan satu sumber utama untuk setiap jenis data, lalu catat alasannya. Keputusan ini sebaiknya diambil oleh orang yang paham pekerjaannya, bukan hanya oleh tim teknis.
Berikutnya, tentukan apa yang benar-benar perlu dibawa. Tidak semua data lama harus masuk ke aplikasi baru. Pelanggan yang tidak aktif bertahun-tahun, barang yang sudah tidak dijual, atau transaksi lama bisa tetap disimpan sebagai arsip. Data utama seperti pelanggan, barang, dan pegawai biasanya wajib dipindahkan, sedangkan transaksi lama cukup dibawa dalam bentuk saldo awal jika aturan pembukuan perusahaan mengizinkannya. Semakin sedikit data yang tidak perlu, semakin kecil peluang terjadi kesalahan.
Setelah itu, bersihkan datanya. Inilah tahap yang paling lama, tetapi paling menentukan hasil. Cari nama yang sama dengan penulisan berbeda, misalnya PT Maju dan PT. Maju Jaya. Seragamkan format tanggal, nomor telepon, dan satuan barang. Pisahkan isi yang tercampur dalam satu kolom, seperti alamat dan nomor telepon. Periksa juga kolom kosong, angka yang tersimpan sebagai teks, dan sel berisi catatan pribadi yang tidak seharusnya ikut masuk.
Fitur Excel yang sederhana sudah cukup banyak membantu. Filter dapat menunjukkan baris yang kosong atau aneh, sedangkan penanda data ganda membantu menemukan kode yang terpakai dua kali. Namun jangan menghapus sesuatu hanya karena terlihat sama. Dua pelanggan bisa saja punya nama mirip tetapi berbeda orang. Biarkan pemilik data yang memutuskan, dan simpan salinan file asli sebelum mengubah apa pun.
Lalu cocokkan kolom Excel dengan isian di aplikasi baru. Buat tabel sederhana yang menunjukkan kolom lama masuk ke kolom baru yang mana, kolom mana yang wajib diisi, dan format apa yang diminta. Sering kali aplikasi meminta kode kategori, sementara Excel hanya berisi nama kategori. Masalah seperti ini lebih mudah diselesaikan sebelum impor daripada setelah data terlanjur masuk.
Jangan langsung memindahkan semuanya. Coba dulu dengan sebagian kecil data, misalnya beberapa puluh baris dari tiap jenis, di lingkungan uji yang terpisah dari data asli. Lihat apakah nama, angka, dan tanggal tampil benar. Buka data itu dari layar yang dipakai pengguna sehari-hari, lalu coba jalankan transaksi dengan data tersebut. Banyak kesalahan baru terlihat saat data benar-benar dipakai.
Setelah percobaan kecil berjalan baik, lakukan impor penuh di lingkungan uji dan cocokkan hasilnya. Hitung jumlah baris sebelum dan sesudah. Bandingkan total stok, total piutang, atau saldo pada tanggal yang sama. Minta bagian keuangan dan gudang memeriksa beberapa contoh secara acak. Jika ada selisih, cari penyebabnya sampai ketemu, jangan sekadar diberi catatan untuk diperiksa nanti.
Pilih waktu perpindahan yang tepat. Sebaiknya tentukan satu tanggal batas, misalnya saat tutup bulan atau di hari yang tidak terlalu sibuk. Setelah tanggal itu, file Excel lama dikunci dan tidak boleh diubah lagi. Tanpa aturan ini, orang akan terus mengisi dua tempat, dan data baru segera berbeda dari data lama. Sampaikan jadwalnya jauh hari agar setiap bagian bisa bersiap.
Siapkan cadangan sebelum data asli dipindahkan. Simpan salinan file Excel yang sudah dibersihkan di tempat aman, lengkap dengan catatan tanggal dan siapa yang menyetujuinya. Jika ada masalah serius setelah perpindahan, tim bisa memulai ulang dari titik yang jelas. Batasi juga siapa yang boleh membuka file berisi data pribadi, karena salinan semacam ini mudah tersebar tanpa disadari.
Pekerjaan belum selesai setelah data masuk. Pada minggu-minggu pertama, kumpulkan laporan pengguna tentang data yang salah dan perbaiki sumber masalahnya, bukan hanya barisnya. Tetapkan juga siapa yang bertanggung jawab atas tiap jenis data dan aturan pengisiannya, supaya kerapian yang sudah dicapai tidak hilang setelah beberapa bulan.
EXE AJA mengerjakan pengembangan aplikasi dan sistem informasi, serta konsultasi IT. Jika perusahaan Anda ingin beralih dari Excel ke sistem yang lebih tertata, ceritakan kebutuhan Anda lewat halaman kontak.
Foto ilustrasi: RUT MIIT via Unsplash.
