Hampir setiap pemilik toko pernah mengalaminya: di catatan masih ada sepuluh barang, tetapi di rak hanya tersisa tiga. Atau sebaliknya, pelanggan diberi tahu barang habis padahal masih ada di gudang. Selisih stok seperti ini sering dianggap sepele, padahal diam-diam menggerus keuntungan dan membuat keputusan belanja barang menjadi meleset.
Kabar baiknya, sebagian besar selisih stok berasal dari penyebab yang bisa dikenali dan dicegah.
Penyebab umum selisih stok:
1. Barang masuk tidak langsung dicatat. Barang dari pemasok diterima saat toko ramai, lalu baru diinput belakangan atau malah terlupa.
2. Penjualan tidak melalui kasir. Barang yang diambil untuk keperluan sendiri, diberikan sebagai bonus, atau dijual tanpa dicatat membuat stok di sistem tidak berkurang.
3. Retur dan barang rusak tidak diinput. Barang yang dikembalikan pelanggan, dikembalikan ke pemasok, atau rusak dan kedaluwarsa sering tidak dicatat sebagai pengurang atau penambah stok.
4. Salah input satuan atau kode barang. Barang yang dibeli per dus tetapi dijual per biji, atau dua barang mirip yang tertukar kodenya, menimbulkan selisih yang membingungkan.
5. Kehilangan dan pencurian. Ini penyebab yang tidak menyenangkan, tetapi tetap harus diperhitungkan, baik dari pihak luar maupun dari dalam.
Kebiasaan sederhana untuk mencegahnya:
Catat barang masuk saat diterima. Cocokkan jumlah fisik dengan surat jalan atau faktur pemasok sebelum ditandatangani, lalu langsung input ke sistem.
Wajibkan semua barang keluar melalui kasir atau pencatatan. Termasuk barang untuk keperluan internal, sampel, dan bonus. Buat jenis transaksi khusus agar tetap tercatat tanpa mengganggu laporan penjualan.
Buat prosedur retur dan barang rusak. Tentukan siapa yang mencatat, kapan dicatat, dan di mana barang tersebut disimpan sementara.
Rapikan data barang. Gunakan kode atau barcode yang unik untuk setiap barang dan atur konversi satuan dengan benar, misalnya satu dus berisi berapa biji.
Lakukan stok opname rutin. Tidak harus menghitung seluruh toko sekaligus. Hitung sebagian kategori secara bergiliran setiap minggu, terutama barang bernilai tinggi dan barang yang cepat laku.
Batasi hak akses. Tidak semua karyawan perlu bisa mengubah jumlah stok. Penyesuaian stok sebaiknya hanya bisa dilakukan orang tertentu dan selalu disertai alasan.
Tindak lanjuti setiap selisih. Selisih yang dibiarkan akan terulang. Cari tahu penyebabnya, lalu perbaiki prosesnya, bukan hanya angkanya.
Aplikasi kasir yang tepat membantu menjalankan kebiasaan ini karena setiap penjualan otomatis mengurangi stok dan riwayat transaksinya bisa ditelusuri. Namun, disiplin pencatatan dari pemilik dan karyawan tetap menjadi kunci.
EXE AJA mengembangkan EXE POS / KASIR, aplikasi kasir untuk berbagai jenis toko seperti minimarket, toko grosir dan eceran, toko bangunan, apotek, dan toko pakaian. Hubungi tim kami untuk melihat demonya dan mendiskusikan kebutuhan toko Anda.
Foto ilustrasi: Rifki Kurniawan via Unsplash.
