Saat perusahaan mulai memakai aplikasi, pertanyaan yang sering terlewat adalah siapa boleh melihat dan mengubah apa. Di awal, banyak tim memberi semua orang akses admin supaya pekerjaan tidak terhambat. Cara ini terasa praktis, tetapi lama-kelamaan menimbulkan masalah. Data gaji terlihat oleh orang yang tidak berkepentingan, harga jual bisa diubah tanpa izin, dan saat terjadi kesalahan, tidak jelas siapa yang melakukannya.
Hak akses yang tertata bukan soal tidak percaya kepada karyawan. Tujuannya melindungi data perusahaan, mencegah kesalahan yang tidak disengaja, dan membuat tanggung jawab setiap orang menjadi jelas. Karyawan juga lebih tenang bekerja jika menu yang muncul hanya yang mereka perlukan, karena tampilan aplikasi menjadi lebih sederhana dan peluang salah klik berkurang.
Langkah pertama adalah memetakan peran, bukan nama orang. Daftar peran yang ada di perusahaan, misalnya kasir, staf gudang, admin penjualan, bagian keuangan, kepala cabang, dan pimpinan. Untuk setiap peran, tuliskan tugas sehari-hari dan data apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Hak akses kemudian diberikan kepada peran, lalu setiap karyawan dimasukkan ke peran yang sesuai. Saat ada pergantian staf, cukup ganti orang di peran itu tanpa mengatur ulang semuanya.
Pegang prinsip akses secukupnya. Setiap peran hanya mendapat akses yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaannya. Kasir perlu mencatat transaksi, tetapi tidak perlu melihat laporan laba. Staf gudang perlu mencatat barang masuk dan keluar, tetapi tidak perlu mengubah harga. Jika ragu, mulai dari akses yang lebih sempit lalu tambah ketika memang diperlukan. Menambah akses jauh lebih mudah daripada memperbaiki kerusakan karena akses yang terlalu longgar.
Bedakan juga jenis aksesnya. Melihat data, menambah data, mengubah data, menghapus data, dan menyetujui sesuatu adalah lima hal yang berbeda. Seorang staf bisa boleh melihat daftar pelanggan tanpa boleh menghapusnya. Hak menghapus sebaiknya hanya dimiliki sedikit orang, dan di banyak kasus lebih aman memakai status nonaktif daripada benar-benar menghapus data.
Untuk pekerjaan yang menyangkut uang dan stok, pisahkan tugas penting. Orang yang membuat permintaan pembelian sebaiknya bukan orang yang menyetujuinya. Orang yang mencatat penerimaan uang sebaiknya bukan satu-satunya orang yang mencocokkan kas. Pemisahan ini membuat kesalahan lebih cepat ketahuan dan menutup peluang penyalahgunaan, tanpa harus mencurigai siapa pun.
Akses admin perlu dijaga lebih ketat. Batasi jumlahnya, misalnya satu atau dua orang yang benar-benar bertanggung jawab atas sistem. Akun admin sebaiknya tidak dipakai untuk pekerjaan harian. Jika aplikasi menyediakan verifikasi dua langkah, aktifkan untuk akun admin dan akun yang bisa menyetujui transaksi besar.
Setiap orang harus punya akun sendiri. Akun bersama, seperti satu login untuk semua kasir, membuat catatan aktivitas tidak berguna karena semua tindakan tercatat atas nama yang sama. Dengan akun pribadi, aplikasi bisa mencatat siapa mengubah apa dan kapan. Catatan ini sangat membantu saat menelusuri selisih, dan juga melindungi karyawan yang tidak bersalah.
Perhatikan juga pembagian akses berdasarkan lokasi. Untuk perusahaan dengan beberapa cabang atau gudang, kepala cabang biasanya cukup melihat data cabangnya sendiri. Pimpinan pusat yang perlu melihat gabungan semua cabang. Pembagian ini menjaga kerahasiaan antar cabang dan membuat laporan setiap cabang lebih mudah dibaca.
Siapkan prosedur untuk karyawan yang masuk, pindah bagian, dan keluar. Karyawan baru mendapat akun sesuai perannya sejak hari pertama. Karyawan yang pindah bagian dicabut akses lamanya, bukan hanya ditambah akses baru. Karyawan yang keluar dinonaktifkan akunnya pada hari terakhirnya bekerja. Akun lama yang masih aktif adalah salah satu celah keamanan yang paling sering terlupakan.
Terakhir, tinjau hak akses secara berkala, misalnya setiap tiga bulan. Cetak daftar pengguna dan perannya, lalu minta setiap kepala bagian memeriksa apakah masih sesuai. Hapus peran yang tidak dipakai dan rapikan akses yang menumpuk karena permintaan sementara. Peninjauan rutin ini sederhana, tetapi membuat sistem tetap rapi seiring perusahaan bertumbuh.
EXE AJA mengembangkan aplikasi dan sistem informasi yang disesuaikan dengan alur kerja perusahaan, termasuk pengaturan peran dan hak akses pengguna. Jika Anda ingin membahas kebutuhan sistem untuk perusahaan Anda, ceritakan lewat halaman kontak.
Foto ilustrasi: Lyubomyr Reverchuk via Unsplash.
