Asisten AI kini banyak dipakai di kantor untuk menulis email, merangkum dokumen, membuat draf laporan, hingga menyusun ide konten. Namun banyak orang kecewa karena jawabannya terasa umum, terlalu panjang, atau tidak sesuai kebutuhan. Sering kali masalahnya bukan pada AI-nya, melainkan pada cara kita memberi perintah atau prompt.
Prompt yang baik mirip dengan memberi arahan kepada rekan kerja baru: semakin jelas konteks dan tujuannya, semakin baik hasilnya. Salah satu pola yang mudah diingat adalah Peran, Konteks, Tugas, dan Format.
Peran. Beri tahu AI sudut pandang yang Anda harapkan, misalnya bertindak sebagai staf HR yang berpengalaman, admin keuangan yang teliti, atau penulis konten untuk usaha kecil.
Konteks. Jelaskan latar belakangnya: siapa pembacanya, apa situasinya, dan apa yang sudah terjadi sebelumnya. AI tidak mengetahui kondisi perusahaan Anda kecuali Anda memberitahunya.
Tugas. Sebutkan dengan spesifik apa yang harus dikerjakan. Daripada menulis "buatkan email", lebih baik "buatkan email untuk mengingatkan pelanggan tentang tagihan yang jatuh tempo minggu ini, dengan nada sopan namun tegas".
Format. Tentukan bentuk hasilnya: panjang tulisan, poin-poin atau paragraf, bahasa Indonesia atau Inggris, formal atau santai, bahkan tabel bila perlu.
Contoh prompt yang lengkap: "Kamu adalah staf HR. Perusahaan kami akan menerapkan absensi online mulai bulan depan dan sebagian karyawan belum terbiasa memakai aplikasi. Buatkan pengumuman singkat untuk grup karyawan yang menjelaskan alasan perubahan dan langkah awal yang perlu dilakukan. Gunakan bahasa yang ramah, maksimal 150 kata, dalam bentuk poin."
Beberapa kebiasaan lain yang membantu:
Berikan contoh. Jika Anda punya gaya tulisan tertentu, tempelkan satu contoh dan minta AI mengikuti gayanya.
Perbaiki secara bertahap. Jawaban pertama jarang sempurna. Lanjutkan dengan perintah seperti "buat lebih singkat", "ganti nadanya menjadi lebih formal", atau "tambahkan satu paragraf penutup".
Minta AI bertanya balik. Untuk tugas yang rumit, tambahkan kalimat "tanyakan dulu informasi yang kamu butuhkan sebelum menjawab".
Selalu periksa ulang. AI bisa keliru, termasuk soal angka, nama, dan fakta. Anggap hasilnya sebagai draf yang tetap perlu dibaca dan disunting oleh manusia sebelum dikirim.
Jaga kerahasiaan data. Jangan menempelkan data pribadi pelanggan, data gaji karyawan, kata sandi, atau dokumen rahasia ke layanan AI publik. Pelajari kebijakan penggunaan data dari layanan yang Anda pakai, dan buat aturan internal yang jelas tentang apa yang boleh dan tidak boleh dimasukkan.
AI paling bermanfaat ketika membantu pekerjaan berulang, sementara keputusan tetap di tangan manusia. Jika bisnis Anda ingin mulai memanfaatkan teknologi secara terarah, mulai dari pelatihan hingga penerapan sistem informasi, tim EXE AJA siap membantu melalui layanan konsultasi dan pelatihan IT.
Foto ilustrasi: Vitaly Gariev via Unsplash.
