Banyak usaha memberi tempo pembayaran kepada pelanggan, terutama pelanggan tetap atau perusahaan yang membeli dalam jumlah besar. Cara ini membantu penjualan, tetapi menyimpan risiko. Di atas kertas penjualan terlihat besar, sementara uangnya belum masuk. Jika piutang dibiarkan menumpuk, usaha bisa kesulitan membayar pemasok, gaji, dan biaya operasional, padahal sebenarnya pesanan sedang ramai.
Langkah pertama adalah membuat aturan kredit yang jelas sebelum memberi tempo. Tentukan siapa saja yang boleh membeli dengan tempo, berapa batas nilai yang diizinkan, dan berapa lama jangka waktunya. Pelanggan baru sebaiknya mulai dengan batas kecil, lalu dinaikkan setelah terbukti membayar tepat waktu. Aturan tertulis membuat keputusan tidak bergantung pada perasaan atau hubungan pribadi.
Sampaikan syarat pembayaran sejak awal. Cantumkan jangka waktu, cara pembayaran, dan nomor rekening di penawaran, nota, atau faktur. Pelanggan yang paham sejak awal kapan harus membayar biasanya lebih tertib. Sebaliknya, syarat yang baru disebutkan saat penagihan sering memicu salah paham.
Faktur yang rapi mempercepat pembayaran. Pastikan setiap faktur memuat nomor yang unik, tanggal, rincian barang atau jasa, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan kontak yang bisa dihubungi. Kirim faktur segera setelah barang diterima atau pekerjaan selesai. Faktur yang terlambat dikirim berarti waktu jatuh tempo juga ikut mundur.
Untuk pesanan besar atau pesanan khusus, pertimbangkan meminta uang muka. Uang muka membantu menutup biaya bahan atau barang yang harus dibeli lebih dulu, sekaligus menunjukkan keseriusan pelanggan. Besarnya bisa disesuaikan dengan nilai pesanan dan riwayat pelanggan. Untuk proyek yang berjalan lama, tagihan bertahap sesuai kemajuan pekerjaan juga membuat arus kas lebih stabil dibandingkan menagih seluruhnya di akhir.
Catat setiap piutang di satu tempat. Banyak usaha menyimpan catatan piutang di buku, pesan WhatsApp, dan ingatan pemiliknya sekaligus. Akibatnya, ada tagihan yang terlupa dan ada pula yang ditagih dua kali. Satu daftar yang memuat nama pelanggan, nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan pembayaran yang sudah masuk membuat semua pihak melihat angka yang sama.
Pantau umur piutang secara rutin. Kelompokkan piutang berdasarkan lama jatuh temponya, misalnya belum jatuh tempo, lewat sampai tiga puluh hari, lewat sampai enam puluh hari, dan lebih lama dari itu. Laporan sederhana ini menunjukkan pelanggan mana yang perlu segera dihubungi. Semakin lama piutang dibiarkan, biasanya semakin sulit ditagih.
Buat jadwal pengingat yang konsisten. Kirim pengingat sopan beberapa hari sebelum jatuh tempo, lalu pada hari jatuh tempo, dan ulangi secara berkala jika belum dibayar. Gunakan nada yang ramah dan sebutkan nomor faktur serta jumlahnya dengan jelas. Banyak keterlambatan terjadi bukan karena pelanggan enggan membayar, tetapi karena faktur terselip atau terlupa.
Permudah cara membayar. Sediakan beberapa pilihan, misalnya transfer ke beberapa bank atau pembayaran digital, dan cantumkan informasinya di setiap faktur. Minta pelanggan menyebutkan nomor faktur saat membayar, lalu segera catat pembayaran yang masuk agar daftar piutang selalu terbaru. Kirimkan tanda terima setelah pembayaran diterima.
Pisahkan tugas penagihan dan pencatatan jika memungkinkan. Orang yang menagih pelanggan sebaiknya bukan satu-satunya orang yang mencatat pembayaran. Pembagian ini membantu menemukan kesalahan lebih cepat dan menutup peluang penyimpangan. Di usaha kecil, pemilik bisa memeriksa ulang daftar piutang secara berkala sebagai pengganti pemisahan tugas.
Tentukan langkah untuk piutang yang macet. Misalnya, pelanggan yang menunggak lewat batas tertentu tidak bisa membeli dengan tempo lagi sampai tagihannya lunas. Untuk tagihan besar, ajak pelanggan membicarakan jadwal cicilan yang realistis dan tuliskan kesepakatannya. Langkah yang jelas lebih baik daripada membiarkan tagihan menggantung tanpa kepastian.
Terakhir, hubungkan pengelolaan piutang dengan perencanaan kas. Saat menyusun rencana pengeluaran bulan depan, jangan menghitung semua piutang sebagai uang yang pasti masuk. Pakai perkiraan yang wajar berdasarkan kebiasaan bayar pelanggan. Dengan begitu, usaha tidak terkejut ketika ada pembayaran yang terlambat.
EXE AJA mengembangkan aplikasi dan sistem informasi bisnis yang disesuaikan dengan alur kerja perusahaan. Jika Anda ingin pencatatan penjualan, faktur, dan piutang usaha Anda lebih tertata, ceritakan kebutuhan Anda lewat halaman kontak.
Foto ilustrasi: Towfiqu barbhuiya via Unsplash.
